生产管理文件集合-第5讲 6s管理实战内容（二）

第 5 讲 6s 资料实战内容（二）

【本讲重点】
整顿—6S 资料八大要点（上）

整顿—6S 资料八大要点（上）

办公室资料八大要点

1．独视为共
所谓“独视为共”，指的是“独用”（个人使用）被视为“共用”，即个人（担当者）使
用的资料也要纳入资料。在推行 6S 资料的过程中，有些员工认为有些资料只有自己一个人
使用，所以没必要整理。实际上请假、出差等特殊事件都可能发生工作移交的情况。因此，
共用部分的资料应当整理到科室管理，个人部分的资料既可以整理到科室管理，也可以
整理到个人管理，但必须公开并按照要求进行标识。

2．公私区分
公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提下，员工
们可以复印一些资料，或者从外部取得一些资料进行参考。但是，必须注明是“私人参考资
料”。否则，一旦别人代替工作时，由于不了解情况，很可能将复印的旧版本文件当作新版
本使用。因此，公私区分是为了明确文件资料性质，防止问题的发生。

3．柜架资料
在柜架资料中要求所有的柜子、架子均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资
料的类别等信息。这样，现场人员不需要打开柜门，就能清楚地知道里面放置的是什么。如
果资料摆放的效果不佳，很快就能找到责任人。此外，柜架资料还有利于节省出多余的文件
柜和管理或者是扩大存放空间，确保资料人员对柜架使用情况了如指掌。

4．资料归位
为了使办公室内的资料更易资料和查找，应该实行资料归位。资料归位可以分为分类、
标识和定位三个部分。首先，要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件
和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件的放置出现错位；最后，要采取一些合
理的方法方便对文件的定位，保持文件的整齐。此外，还应加强对资料摆放的监督和管
理，杜绝个别人员由于懒散而随便乱放文件。
如图 4-1 所示，将所有资料分为冲压机、注塑机和发电机技术等类别，并在各自的文
件夹上加贴对应的标识，标识应尽量采用数字等易懂的符号。文件上加上一条横线，以便
于文件在管理上的定位。这样，就能营造出一目了然的现场，使工作品质得以提升、效
率得到提高。
图 4-1 文件的归位