【安全制度】-18-文件和档案管理制度

文件和档案管理制度
编号：AQ-BZH-009-A
1 目的
为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，
特制定本制度。
2 责任部门、人员职责及权限
2.1 主要负责人组织安全标准化运行文件的编制，并安全办公室协助各部门编制
2.2 主要负责人负责安全标准化运行文件的批准
2.3 安全办公室、行政部负责安全标准化文件与资料的收集、修订
2.4 行政部负责安全标准化文件的发放、控制管理，并负责文件和档案整理、分类、
保存、归档、借阅和销毁
2.5 各部门负责人负责本部门安全标准化文件的修改、补充
2.6 主要负责人负责过期或废止文件资料的销毁批准
2.7 安全生产领导小组负责安全生产规章制度和安全操作规程的评审、评估
2.8 文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件
3 流程、形式
3.1 文件资料控制
3.1.1 外部文件
与本厂有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等
3.1.2 内部文件
安全标准化文件及相关记录、安全生产档案
本厂的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录等
3.1.3 法律、法规、地方规章
与安全生产有关的法律、法规、技术标准、工具书等
3.2 文件的编号
本厂根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：
安全生产管理制度：编号为 AQ-ZD-序号-版本号
安全操作规程：编号为 AQ-GC-序号-版本号
表单：编号为 AQ-BD-序号（三位）-版本号
版本号格式：（A、B……）
3.3 文件和资料的管理
3.3.1 文件的发放按文件规定的发放范围由行政部负责，并作好《文件发放记录》。
3.3.2 安全办公室、行政部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版
本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3.3.3 文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及
时向行政部报告。
3.3.4 本厂所有与安全生产有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由行政部文
控中心负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。如发生丢失或损坏，及时
报行政部文控中心进行处理。
3.3.5 主要负责人及各部门收到的与安全生产有关的外部文件应及时交由行政部
文控中心登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
3.3.6 借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、
丢失，并按期归还。
3.4 安全标准化文件的修订
安全标准化文件的修订由各部门主管提出，或由安全办公室根据文件运作情况随
时提出修订，由安全办公室组织修订，经批准的修订后文件由行政部下发达工作相关
部门，并做记录。
3.5 安全标准化文件的保存
3.5.1 外来文件由行政部接收和保存，填写《外来文件清单》，经主要负责人批准
后，控制发放，以确保其适用范围性和有效性，并填写《文件发放记录》。
3.5.2 内部文件由行政部保存。
3.5.3 法律、法规、地方规章、安全标准等由行政部负责保存、借阅等管理，应填
写《适用的安全生产法律法规及其他要求清单》
3.6 安全标准化文件的作废与销毁
3.6.1 作废或失效文件资料，由行政部负责按《文件发放记录》，从有关部门的使
用现场收回并记录、标识。
3.6.2 作废或失效文件资料由行政部文控中心统一销毁。
3.6.3 需留作原始资料和存档保存的作废文件，除加盖“作废”印章外还要标注“作
废留存”字样，隔离保管，防止误用。
3.7 文件保存期限及形式
安全标准化文件保存为三年，各类记录保存两年。
保存形式为纸质资料及电子文档相结合，各类记录以纸质资料保存。